POLÍTICAS DE PROTECCIÓN DE DATOS
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POLÍTICA DE TRATAMIENTO PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES MEGA RED SAS
En cumplimiento a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 de protección de datos personales y del decreto reglamentario 1377 de 2013 mediante el cual se reglamenta parcialmente la ley 1581 de 2012, MEGA RED SAS redacta la siguiente política para el tratamiento de datos personales de sus empleados, proveedores y clientes.
IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE:
MEGA RED SERVICIOS INFORMATICOS Y DE COMUNICACIONES SAS NIT: 901372658-1 con domicilio en la ciudad de La Unión Nariño con Dirección de notificación Calle 18 N° 10-18 Barrio Eduardo Santos, número telefónico de contacto 31475530325 correos electrónico : atencionusuariomegared@gmail.com establece:
1. TRATAMIENTO Y FINALIDAD DE LOS DATOS PERSONALES
MEGA RED SAS en función de su operación comercial; Recolecta, almacena, maneja, entre otras los datos personales de personas naturales, jurídicas, públicas o privadas, por lo cual deberá obtener autorización previa e informada del titular, indicándole que su información personal será objeto de tratamiento y verificación. MEGA RED SAS capta datos personales en el desarrollo de su actividad comercial en los siguientes campos:
a. Registro de información de clientes.
b. Registro de proveedores.
c. Selección de personal, pago de nómina
d. Información a través de páginas web
Durante la ejecución de estas actividades la recolección de datos personales, MEGA RED SAS se limitará a aquellos datos que sean pertinentes y adecuados para la finalidad con la cual fueron recolectados o requeridos. El departamento de recursos humanos, área encargada de realizar este proceso, deberán informar al titular el motivo por el cual se solicita la información y el uso específico que se le dará a la misma.
Conceptos Fundamentales:
AUTORIZACIÓN: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
BASE DE DATOS: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
DATO PERSONAL: cualquier pieza de información vinculada a una o varias personas determinadas o determinables o que puedan asociarse a una persona natural o jurídica.
DATO PÚBLICO: es el dato que no sea semi privado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: persona natural, jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
TRATAMIENTO: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
TITULAR: persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
AVISO DE PRIVACIDAD: comunicación verbal o escrita generada por el responsable dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales.
DATOS SENSIBLES: se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
PRINCIPIO DE LIBERTAD: el tratamiento solo se puede ejercer con el consentimiento previo, expreso, e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
2. VIGENCIA DE LA INFORMACIÓN PERSONAL CONTENIDA EN LAS BASES DE DATOS
La base de datos de MEGA RED SAS tendrán una vigencia igual al periodo de tiempo en que se mantenga la finalidad o finalidades del tratamiento en cada base de datos o aquel requerido de acuerdo a las normas contables, comerciales, tributarias, laborales, o cualquiera aplicable según la materia, y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información almacenadas en las mismas, con un plazo máximo de cincuenta años. Como consecuencia de lo anterior, y siempre y cuando ello no vaya en contra vía del cumplimiento de una norma vigente, una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento de los datos, MEGA RED SAS procederá a su supresión. No obstante lo anterior, los datos personales serán conservados cuando se requieran para dar cumplimiento a una obligación legal o contractual.
3. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES
El Tratamiento sobre datos sensibles y los pertenecientes a niños, niñas y adolescentes está prohibido. No obstante lo anterior, MEGA RED SAS realizaría el tratamiento de datos de este tipo en caso de ser necesario mediante autorización previa y expresa de su representante legal.
Datos sensibles: MEGA RED SAS realiza el tratamiento de datos sensibles autorizados por el Artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, capturados de sus empleados y con fines únicos y exclusivos de manejo de la relación laboral con la compañía y para dar cumplimiento a las obligaciones legales, contractuales y/o convencionales derivadas de la misma, en vigencia y/o finalizada la misma. Lo anterior sin perjuicio de las autorizaciones que puedan conceder los titulares en los términos del Artículo 6 del Decreto 1377 de 2013. Dichos datos son manejados en bases de datos del área de recursos humanos de MEGA RED SAS.
Para el tratamiento de datos sensibles MEGA RED SAS deberá:
• Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.
• Informar al Titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad del tratamiento, así como obtener su consentimiento expreso.
• No podrá condicionar ninguna actividad al suministro de datos personales sensibles. El Tratamiento de este tipo de datos será permitido siempre y cuando responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes, y se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
Cumplidos los anteriores requisitos, MEGA RED SAS deberá obtener la autorización del representante legal del niño, niña o adolescente para la captura, almacenamiento, envío a terceros y uso de los datos con los fines antes señalados.
4. DERECHOS DEL TITULAR
En aplicación de los términos de la ley, MEGA RED SAS asume el papel de responsable del tratamiento en todos los casos cuando recolecte, almacene, use, circule, suprima, transfiera o transmita datos de Titulares. Los derechos que le asisten conforme a la ley al Titular de los datos son los siguientes:
1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales, este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
3. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
5. ATENCIÓN DE CONSULTAS, SOLICITUDES Y RECLAMOS
MEGA RED SAS deberá permitir el acceso gratuito del Titular de los datos a su información cuando así lo requiera para realizar consultas así como garantizar el derecho a los Titulares de presentar reclamos y solicitudes de corrección, actualización o supresión de datos personales.
MEGA RED SAS deberá recibir las solicitudes antes señaladas sobre Datos Personales radicadas por el titular.
MEGA RED SAS permitirá el recibo de consultas, solicitudes y reclamos por medio escrito a su dirección Calle 18 N° 10-18 Barrio Eduardo Santos de La Unión Nariño, de manera oral a través del teléfono 3147553032 y a través de su correo electrónico atencionusuariomegared@gmail.com
Las consultas sobre datos personales serán resueltas por MEGA RED SAS en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al Titular o sus causahabientes, manifestando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. En caso que la consulta sea realizada vía telefónica, deberá informarse al Titular que debe hacerla por escrito con el fin de mantener prueba de esta.
El trámite de estas consultas y reclamos será gratuito, excepto en los casos señalados expresamente por la ley. La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular del dato tenga un deber legal o contractual de permanecer en las bases de datos de MEGA RED SAS . El área responsable en MEGA RED SAS para la protección de datos personales que dará trámite a las solicitudes, consultas y reclamos relacionados con Habeas Data, es el departamento de recursos humanos.
6. RECEPCIÓN DE SOLICITUDES Y CONSULTAS
1. Por medio físico o mediante mail: El Titular o las demás personas permitidas por la ley podrán realizar consultas, solicitudes o reclamos utilizando otro formato o a través de un escrito dirigido a la compañía y lo enviarán por correo físico Calle 18 N° 10-18 Barrio Eduardo Santos de La Unión Nariño, o al correo electrónico: atencionusuariomegared@gmail.com Los tiempos de respuesta serán de diez (10) días hábiles para consultas y de quince (15) días hábiles para reclamos.
2. Por medio telefónico: Las consultas, peticiones y reclamos recibidos por este medio serán tramitados por la compañía y su respuesta será dada por escrito a la dirección de notificación aportada por el Titular. Los tiempos de respuesta serán de diez (10) días hábiles para consultas y de quince (15) días hábiles para reclamos.
3. Solicitud para conocimiento, actualización y rectificación de datos personales: Esta procederá frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado por el Titular. La solicitud que realice el Titular sobre el particular, deberá ser enviada por correo físico Calle 18 N° 10-18 Barrio Eduardo Santos de La Unión Nariño, o al correo electrónico: atencionusuariomegared@gmail.com Los tiempos de respuesta serán de diez (10) días hábiles para consultas y de quince (15) días hábiles para reclamos.
4. Solicitud para revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato: Esta procederá a solicitud del Titular (excepto en los casos donde la ley señala expresamente que no procede) o cuando la Superintendencia de Industria y Comercio así lo determine, previa verificación del incumplimiento por parte de MEGA RED SAS de los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La solicitud que realice el Titular sobre el particular, deberá ser enviada por correo físico en la Calle 18 N° 10-18 Barrio Eduardo Santos de La Unión Nariño, o al correo electrónico: atencionusuariomegared@gmail.com . Los tiempos de respuesta serán de diez (10) días hábiles para consultas y de quince (15) días hábiles para reclamos.
5. Reclamos por inexactitud o incumplimiento de obligaciones: El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando consideren que se ha presentado un incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar reclamo ante MEGA RED SAS por correo físico en la Calle 18 N° 10-18 Barrio Eduardo Santos de La Unión Nariño, o al correo electrónico: atencionusuariomegared@gmail.com Dicho reclamo será tramitado bajo las siguientes reglas:
1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a MEGA RED SAS , con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Cuando exista un reclamo, MEGA RED SAS deberá informar a los terceros con quienes hubiere compartido los datos personales que están siendo objeto de reclamo, que dicho reclamo existe y que se encuentra en trámite. Adicional a lo anterior, deberá insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal. Mientras la información este siendo controvertida por su Titular ante la autoridad, MEGA RED SAS no podrá circular con terceros.
7. ACTUALIZACIÓN DE ESTA POLÍTICA
MEGA RED SAS se reserva el derecho de actualizar la presente Política cuando así lo requiera de acuerdo a sus procedimientos internos y ejercicio de sus actividades. Cuando sea actualizada, deberá informarlo a través de medios idóneos a los Titulares de los datos contenidos en sus bases de datos, previo a su implementación.
8. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA DE LA POLÍTICA
La presente política es publicada el día 20 Enero del 2020